Korespondensi

Terdapat aktivitas untuk menyampaikan tujuan atau maksud dalam surat, ini sering disebut dengan korespondensi. Untuk mengetahui bagaimana etika dan cara yang benar, tentu harus mengetahui teori dan dasarnya.

Pengertian

Korespondensi adalah terminologi yang mengacu pada kegiatan pengutaraan maksud dengan menggunakan surat tertulis dari satu golongan ke golongan lain. Korespondensi bisa berupa atas nama pangkat pada sebuah lembaga/organisasi/perusahaan atau atas nama individu.

Aktivitas berkomunikasi dengan surat menyurat dinamakan korespondensi. Sedangkan individu atau lembaga/organisasi/kelompok/perusahaan yang melakukan kegiatan surat menyurat dinamakan koresponden. Pengertian di atas bisa dilihat juga di wikipedia tentang korespondensi.

Berikut beberapa pengertian atau definisi dari KBBI dan Merriam-Webster perihal korespondensi:

• komunikasi tertulis melalui surat atau email
• berita, informasi, atau opini yang dikontribusikan oleh koresponden pada surat kabar  kesepakatan satu sama lain
• hubungan antara kelompok di mana setiap anggota dari satu kelompok dikaitkan dengan satu atau lebih anggota kelompok lainnya

Secara etimologi korespondensi diambil dari bahasa asing (Inggris) yakni correspondence (bersama) dan respondere (merespon). Dan saat diterjemahkan korespondensi memiliki dua makna, yakni

1. Hubungan kesamaan dan
2. Komunikasi melalui surat

Berlandaskan makna tersebut korespondensi bisa dimaknai menjadi komunikasi secara tulis tentang menjalin ikatan dengan menggunakan surat. Makna lain yang bisa digunakan untuk korespondensi adalah surat-menyurat.

Hal yang perlu diketahui ketika melakukan komunikasi dengan surat

• Pengirim, adalah lembaga atau individu yang membuat tulisan surat lalu mengirim ke pihak lain.
• Penerima, adalah institusi atau orang yang menerima surat.
• Pesan, adalah muatan yang diutarakan oleh pengirim.
• Saluran, adalah surat yang berisi muatan yang dirumuskan dalam bentuk tulisan sesuai dengan kebutuhan yang ingin disampaikan dalam surat.

Jenis Surat

Jenis surat bisa dibagi menjadi beberapa aspek, yakni tujuan, penggunaan, entitas.

1. Berdasarkan pengirim dan tujuannya surat bisa digolongkan menjadi:
   1. Surat pribadi  adalah surat seorang individu kepada individu lain atau bisa juga seorang individu kepada sebuah perusahaan. Bila surat pribadi digunakan untuk mengirim ke keluarga atau teman, bisa menggunakan bahasa tidak resmi.
   2. Surat dinas yaitu surat formal yang dipakai organisasi pemerintahan sebagai kebutuhan administrasi pemerintahan.
   3. Surat niaga merupakan surat formal yang dipakai oleh instansi atau organisasi badan usaha. 
   4. Surat sosial adalah surat formal yang dipakai pada lembaga sosial masyarakat yang memiliki sifat non profit.
2. Berdasarkan wujudnya, surat dapat digolongkan menjadi surat pedoman, permintaan, panggilan, lamaran pekerjaan, pengantar dan perjanjian.
3. Berdasarkan sifatnya, surat bisa digolongkan menjadi berikut:
   1. Surat biasa yaitu surat yang diketahui setiap orang walaupun belum diterima oleh orang yang dituju.
   2. Surat terbatas merupakan hanya orang yang berhubungan saja yang mengetahui surat tersebut.
   3. Surat rahasia adalah surat yang hanya bisa diketahui oleh si penerima surat tersebut.
4. Berlandaskan banyaknya sasarannya, surat bisa digolongkan menjadi surat pemberitahuan, edaran dan biasa.
5.  Berdasarkan kepentingannya, surat bisa digolongkan menjadi surat khusus, biasa dan kilat.
6. Berlandaskan entitasnya bisa dikategorikan menjadi surat memo, telegram, kartu pos, dan nota.
7. Berdasarkan tempat dan waktu surat bisa dikategorikan menjadi surat ekstern serta intern.

Fungsi Surat

Surat mempunyai fungsi esensial sebagai alat komunikasi, sementara untuk penghubung korespondensi bisnis surat memiliki banyak macamnya. Komunikasi yang bisa dihubungkan oleh surat adalah ide, pengabaran dan permintaan. Ada pula manfaat lain surat yakni:

• Sebagai pemberitahuan.
• Surat untuk wakil dalam acara tertentu.
• Sebagai bukti perjanjian tertulis.
• Surat untuk panduan dalam menjalankan arahan.
• Sebagai alat untuk memperingati sesuatu hal.
• Surat untuk dokumen sejarah suatu peringatan atau informasi.

Bentuk Surat

Bentuk surat merupakan format surat yang didasarkan pada sistematika letak setiap komponen surat. Terdapat dua jenis surat yang memiliki perbedaan yang sangat fundamental, yakni bentuk lekuk (indented style) dan bentuk lurus (block style).

Komponen pada surat tergantung pada bentuk suratnya. Surat formal diklasifikasikan menjadi 3, yakni pendahuluan surat, konten surat dan penuntasan surat.

Pada pendahuluan terdapat

1. kepala surat,
2. tanggal surat,
3. keterangan surat dan
4. alamat surat.

Pada konten terdapat

1. salam pembuka,
2. isi surat dan
3. salam penutup

Pada penuntasan surat terdapat

1. penanggung jawab surat,
2. tembusan,
3. inisial pembuka surat

Lihat juga: Bentuk Bentuk Surat

Sistematika Bagian Surat Resmi

Dalam menciptakan surat terdapat tiga langkah umum yang biasa dilaksanakan, yakni perencanaan, pembuatan dan penuntasan, ini juga bisa disebut struktur surat.

1. Pada langkah awal yakni perencanaan ada sesi tujuan, materi, sarana dan pengaturan surat.
2. Langkah kedua, pembuatan terdapat sesi penyusunan isi surat, mengatur struktur yang cocok, merevisi surat. Isi surat diputuskan pada jenis surat dan pada pelaksanaanya dicocokan dengan sifat surat yang persuasif dan umum.
3. Dan pada bagian penuntasan terdapat sesi pembuatan, distribus dan feedback.

Kesimpulan dan Etika Korespondensi

Berlandaskan apa yang dipaparkan di artikel ini bisa disimpulkan bahwa kontribusi korespondensi untuk membantu kegiatan bisnis lembaga atau perusahaan sangat penting. Agar korespondensi bisa lebih maksimal, bisa simak beberapa tata krama atau etika pada korespondensi bisnis.