Surat merupakan alat komunikasi yang dimanfaatkan untuk memberitahukan informasi dari kubu satu ke kubu lain.
Secara rinci menurut Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah instrumen untuk penyampaian pesan dari ke kubu lain dengan syarat tertentu seperti pemakaian kertas, pemakaian bentuk, adanya notasi & kode, menggunakan bahasa yang spesifik dan pembubuhan tanda tangan.
Berikut merupakan fungsi dari surat, yakni: alat pemberitahuan, pengajuan, penyampaian ide, sebagai bukti tertulis, prosedur kerja, pencatat bukti sejarah dan sarana pengingat.
Daftar Isi
Bentuk-bentuk Surat dan Contohnya
Secara garis besar jenis surat itu ada empat, yakni surat resmi, surat niaga, surat dinas dan surat pribadi. Namun di sini bukan membahas jenis surat, namun bentuk-bentuk surat. Berikut merupakan bentuk-bentuk surat beserta penjelasan dan contoh:
1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh
Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya penyusunan surat ini dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk semua isi yang ada dalam surat, mulai dari tanggal, isi, penutup, lampiran dan tanda tangan. Agar lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di bawah.
Sedangkan untuk pengaturan bentuk surat full block style adalah: margin kanan 80 (elite) kiri 20 atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat
- Hal / Kepentingan
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga yang pembuat surat
- Nama tanda tangan
- Jabatan tanda tangan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial pembuat surat dan penccatat
Contoh Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh
2. Block Style atau Bentuk Lurus
Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block style. Namun untuk bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini diposisikan pada sebelah kanan surat.
Surat ini biasanya dipakai untuk urusan birokrasi.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
- Nama Tanda tangan
- Jabatan Tanda tangan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial pembuat surat dan pencatat
Contoh Block Style atau Bentuk Lurus
3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus
Bentuk surat ini sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block style, namun bedanya terletak pada posisi isi surat, di mana saat isi surat memasuki paragraf baru maka kalimat awal akan ada indentasi atau penjorokan ke dalam (satu tab ke kanan).
Agar lebih jelas simak gambar di bawah pada bagian isi.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga
- Nama Tanda Tangan
- Jabatan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial Penulis
Contoh Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus
4. Indent Style atau Bentuk Lekuk
Bentuk surat ini hampir sama dengan bentuk setengah lurus. Penyusunan pada indent style ini memposisikan alamat tujuan diawali dari sebelah kiri, susunan kedua masuk lima spasi dari awal baris, pada baris berikutnya masuk lima spasi dari baris kedua dan seterusnya.
Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada indentasi atau penjorokan ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus. Agar lebih paham dan jelas bisa dilihat pada contoh gambar.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan/ Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga
- Nama Tanda tangan
- Jabatan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial Penulis
Contoh Indent Style atau Bentuk Lekuk
Lihat juga: Penggunaan Tanda Baca
5. Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung
Bentuk ini sangat persis dengan surat bentuk lurus, namun bentuk menggantung ini pada sisi pengetikan awal alinea dan alamat diawali pada sisi kiri. Sedangkan untuk baris alinea berikutnya akan masuk kedalam. Untuk lebih paham, bisa lihat di contoh.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Organisasi
- Nama Penandatangan
- Jabatan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial Penulis
Contoh Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung
6. Official Style atau Bentuk Resmi
Bentuk Official ini sendiri memiliki dua kategori yakni baru dan lama, gagasan tersebut merupakan hasil dari Pusat Bahasa Depdikbud.
Pada kategori lama alamat dan perihal terdapat di dalam dan sejajar, sedangkan tempat, masuk lima spasi dan memakai underline. Sedangkan pada konten utama masuk lima spasi dan lokasi tanda tangan berada di posisi kanan.
Pada kategori baru posisi alamat penyampain dan konten utama surat terdapat di bawah dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan perihal. Pengetikan salam akhir, jabatan dan penandatanganan serta nomor induk diawali di tengah kertas
Bentuk official atau surat resmi ini kerap kali digunakan oleh lembaga birokrasi sebagai penyusunan surat dinas. Struktur pengetikan surat resmi ini pada alamat berposisi di sebelah kanan, sementara di sebelah kiri terdapat perihal, lampiran dan nomor. Di bawah ini merupakan bagian-bagian surat resmi.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Lampiran
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Jabatan Tanda tangan
- Nama penanda tangan
- NIP/NIK/RRP
- Tembusan
- Inisial penulis
Contoh Official Style atau Bentuk Resmi
Demikian merupakan penjelasan mengenai bentuk-bentuk surat yang bisa Anda pakai sesuai dengan kepentingan.
Jenis surat
Terdapat klasifikasi khusus dalam penggunaan surat agar lebih efektif dan tepat sasaran sesuai dengan tujuan, sifat, maksud, wujud, kegiatan dan lain sebagianya. Berikut merupakan beberapa jenis surat berlandaskan apa yang telah diklasifikasikan di atas:
Berlandaskan Kegiatan
Surat Internal
Adalah surat yang berhubungan dengan ruang lingkup di dalam suatu lembaga atau instansi.
Surat Eksternal
Merupakan surat yang berkaitan dengan pihak luar dari sebuah instansi atau perusahaan.
Berlandaskan Sifat Surat
Surat Pribadi
Merupakan surat yang dipakai untuk kepentingan diri sendiri dalam ruang lingkup yang kecil. Biasanya surat ini diperuntukan untuk kepentingan persahabatan dan kekeluargaan.
Ciri-ciri dari surat pribadi adalah: Menggunakan bahasa yang bebas tergantung dari tujuan penulis, memiliki variasi salam penutup dan pembuka, format dan bentuk surat bebas, tidak memakai nomor surat dan kop surat.
Surat Niaga
Surat ini merupakan jenis surat untuk kepentingan perdagangan atau surat jual beli yang diciptakan oleh kantor, instansi, lembaga atau perusahaan. Surat ini biasanya dipakai oleh badan usaha yang mengadakan aktivitas usaha niaga seperti usaha jasa dan industri.
Surat niaga sangat penting untuk membuat relasi yang aman dan terpercaya dengan pihak tertentu dari luar. Surat ini biasanya berupa kwitansi, surat jual beli dan perdagangan yang dibagi menjadi dua yakni surat internal dan eksternal, contohnya adalah surat penagihan dan surat penawaran.
Surat Dinas
Surat jenis ini dipakai untuk keperluan pekerjaan formal pada tugas kantor dan lembaga dinas. Surat ini sangat membantu dalam kerapian administrasi dari sebuah perusahaan, dinas atau kantor.
Fungsi dari surat dinas itu sendiri adalah sebagai bukti, pengingat dan arsip dari perjalanan sebuah perusahaan, instansi, kantor atau lembaga.
Surat Resmi
Merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan perseorangan, lembaga maupun organisasi yang di dalamnya terkandung kerjasama hubungan suatu perusahaan.
Ciri-ciri dari surat resmi adalah: 1. Terdapat lampiran, nomor & perihal, 2. Terdapat aturan yang baku, 3. Memakai salam pembuka & penutup yang formal, 4. Menggunakan bahasa formal, 5. Terdapat tanda cap dari institusi yang resmi, 6. Memakai kop surat, jika dibuat oleh organisasi.
Berdasarkan Keamanan Isi
Surat Sangat Rahasia
Biasanya surat ini memakai kode SRHS SR, yang mana hanya orang yang tertentu saja yang bisa membaca.
Surat Rahasia
Merupakan surat yang sering kali mempunyai kode R atau RHS, yang mana hanya individu tertentu saja yang bisa membuka dan membacanya.
Surat Biasa
Surat ini seringkali bisa diketahui tulisan dan maksudnya oleh siapapun karena memiliki sifat yang tidak rahasia atau berkepentingan.
Menurut Tujuan
Perintah
Merupakan jenis surat yang memiliki misi berupa memberikan sebuah perintah kepada si penerima surat.
Pemberitahuan
Merupakan jenis surat yang mempunyai tujuan untuk mengumumkan atau menginformasikan sesuatu yang dilakukan oleh pengirim surat untuk penerima surat.
Permintaan
Merupakan jenis surat yang digunakan untuk menyatakan permintaan sesuatu kepada si penerima surat. Ini bertujuan agar permintaan si pengirim surat bisa terkabul.
Berlandaskan Wujud Surat
Surat Tanda Bukti
Merupakan surat fakta sebagai tanda bukti dari sebuah bisnis atau urusan. Misalnya adalah surat seperti tanda terima, kwitansi dan faktur.
Memo dan Nota
Merupakan surat yang berlandaskan wujud yang diciptakan dalam lingkungan lembaga, instansi perusahaan yang berfungsi sebgai perintah atau pendoman bagi karyawan.
Surat Biasa
Merupakan surat yang dibuat pengirim untuk diserahkan kepada penerima yang bisa dikirim menggunakan amplop. Surat ini biasanya menggunakan kertas fisik.
Surat Tertutup
Merupakan surat yang hanya diketahui oleh segelintir orang saja, yakni si pengirim dan si penerima surat.
Surat Terbuka
Merupakan surat yang dibuat untuk urusan individu atau organisasi yang dikirim dan dipublikasikan di media massa.
Kesimpulan
Fungsi surat selain untuk alat komunikasi juga bisa sebagai bukti nyata dari berjalannya suatu lembaga, perusahaan atau instansi. Jenis surat dan bentuk surat merupakan sarana penulis agar surat yang ditulis bisa efektif dan efisien sesuai dengan apa yang dituju dan apa yang ingin dicapai si pengirim.
Meskipun zaman mulai berkembang dengan korespondensi atau cara berkirim surat melalui e-mail yang semakin digital, kita sebagai manusia harus tetap mengetahui hakikat dan bentuk dan jenis surat ini.
